Política de Tratamiento de Datos Personales

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar la información recolectada sobre ellos. La Ley 1581 de 2012 establece los principios y disposiciones para el tratamiento de datos personales registrados en bases de datos públicas o privadas, y el Decreto 1074 de 2015 la reglamenta. Como empresa del sector privado, Distribuidora Kiramar S.A.S. es garante del derecho de Habeas Data y responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y almacena, por lo cual expide el presente manual de políticas.

Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y demás disposiciones reglamentarias en la materia.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular. Aviso de privacidad: comunicación al titular sobre las políticas de tratamiento aplicables y sus finalidades. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. Dato personal: información asociable a personas naturales determinadas o determinables. Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones, salud, vida sexual, datos biométricos); su suministro es facultativo. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión). Responsable y Encargado: quienes deciden sobre la base de datos o realizan el tratamiento. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

El tratamiento se rige por los principios de la Ley 1581 de 2012: finalidad (obedecer a una finalidad legítima informada al titular); libertad (solo con consentimiento previo, expreso e informado); veracidad o calidad (información veraz, completa, exacta y actualizada); transparencia (derecho del titular a obtener información sobre sus datos); acceso y circulación restringida; seguridad (medidas técnicas, humanas y administrativas contra pérdida o acceso no autorizado); y confidencialidad (reserva de la información por todos los intervinientes).

Los datos que reúnan las condiciones legales podrán suministrarse a: los titulares o sus representantes legales; aliados estratégicos con vinculación comercial; entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; y terceros autorizados por el titular o por la ley.

Distribuidora Kiramar S.A.S., como responsable, debe garantizar el ejercicio del Habeas Data, conservar copia de la autorización, informar la finalidad de la recolección, conservar la información con seguridad, mantenerla veraz y actualizada, rectificarla cuando sea incorrecta, tramitar consultas y reclamos, adoptar este manual interno, informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones de seguridad y cumplir sus requerimientos.

El aviso de privacidad informa al titular sobre: nombre y datos de contacto del responsable; el tratamiento y su finalidad; los derechos del titular; los mecanismos para conocer la política y sus cambios; y la información sobre consulta y acceso a la política.

Nombre: DISTRIBUIDORA KIRAMAR S.A.S. NIT: 800156889-2. Dirección: Dg. 51 #31-120, Bello, Colombia. Línea de atención: 310 315 81 55. Correo: odcumplimiento@kiramar.com.co.

Esta política aplica a los datos personales de personas naturales consignados en cualquier base de datos de Distribuidora Kiramar S.A.S., en cualquiera de sus sedes o centros de trabajo.

Los datos se someten a recolección, almacenamiento, sistematización, actualización y uso, con finalidades como: cumplir el objeto contractual; debidas diligencias del sistema SAGRILAFT y PTEE; invitaciones a eventos y oferta de productos; gestión de solicitudes, quejas y reclamos; encuestas de satisfacción; contacto telefónico y por correo para confirmación de datos, extractos o facturas; programas de bienestar; y suministro a terceros con relación contractual cuando sea necesario. La información solo se entrega a terceros en los casos de la Ley 1581 de 2012, previa suscripción de compromisos de confidencialidad.

Los titulares pueden: acceder gratuitamente a sus datos tratados; conocer, actualizar y rectificar información parcial, inexacta o cuyo tratamiento no haya sido autorizado; solicitar prueba de la autorización; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

A más tardar en la recolección de la información, Distribuidora Kiramar S.A.S. solicitará la autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley; dicha autorización constará en documento físico o electrónico.

Los datos estarán vigentes mientras el titular no solicite su cancelación, siguiendo las directrices de las normas sobre protección de datos, de la SIC y sobre archivos legalmente expedidas.

Distribuidora Kiramar S.A.S. podrá usar cámaras de videovigilancia en sitios internos y externos, informándolo mediante anuncios visibles con los datos del responsable, la finalidad y los canales de Habeas Data. Las imágenes se conservan hasta un máximo de treinta días, o hasta que se resuelva un proceso cuando sean soporte de una reclamación. Finalidades: monitoreo de incidentes, disuasión de conductas irregulares e integridad de los bienes. El acceso a las grabaciones se restringe a personal autorizado.

El área administrativa tramita las solicitudes de los titulares. Canal dispuesto: odcumplimiento@kiramar.com.co. También puedes acercarte al punto de atención físico en Bello, Dg. 51 #31-120.

Quien considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse podrá presentar un reclamo por los canales indicados, con: nombre completo, datos de contacto, medios para recibir respuesta, motivos del reclamo y derecho que desea ejercer, prueba de la autorización, firma y número de identificación. El término máximo para resolver es de quince días hábiles desde el día siguiente al recibo; si no es posible, se informa al interesado y la respuesta no superará ocho días hábiles adicionales.

Esta política rige a partir del 30 de junio de 2025. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas; cumplidas estas y sin deber legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados.